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Vorstandssitzung vom 12.01.2010

Thomas Jakobi

Da die neue Arbeitsgruppe des Vereins sich den Namen "bytewerk" gegeben hatte, wurde auf dieser Vorstandssitzung als Erstes beschlossen, den Inhaber der Domain bytewerk.de anzuschreiben, deren Webseite lediglich nach einem Benutzernamen und einem Passwort fragte, ohne mehr Informationen über ihren Zweck preiszugeben. Wir wollen uns vorstellen und einfach mal Fragen, ob für die Domain noch Verwendung besteht - und ob wir sie vielleicht gegen eine andere Domain eintauschen können. Einige Wochen später kam tatsächlich eine sehr erfreuliche Antwort auf diese Anfrage - der Besitzer teilte mit, uns die Domain kostenlos zu überlassen! An dieser Stelle möchte ich hierfür nochmals unseren herzlichen Dank zum Ausdruck bringen!
Im Anschluss wurden die Ergebnisse der Übergabevorbesprechung mit dem Vermieter des alten Vereinsheims erörtert. Wir waren froh, alles an Netzwerkinstallation mitnehmen zu können, was wir im neuen Vereinsheim brauchen - eine schöne Kostenersparnis, und umweltfreundlich obendrein!
Am folgenden Tag war ein Termin mit dem Vermieter des neuen Vereinsheims angesetzt, um die Pläne bezüglich der Zwischenwand, die am Wochenende dort eingezogen werden sollte, zu besprechen. Der Vermieter hatte keine Einwände, so stand dem Baubeginn also nichts mehr im Wege. An den beiden darauffolgenden Samstagen packten viele fleissige Helfer mit an - es gibt
Fotos von der Aktion.
Schliesslich sprachen wir über die Serviceplätze im neuen Vereinsheim. Um einen möglichst umfassenden Service bieten zu können, werden wir im Workshopraum 2 Arbeitsplätze zusätzlich mit Monitor/Tastatur/Maus-Umschaltern, mehr Steckdosen, mehr Netzwerkdosen sowie einer direkten Leitung zu einem DSL-Modem extra für den Support ausstatten. So gewappnet können die Aktiven im Service-Team unseren Mitgliedern flexibel bei den meisten PC-Problemen helfen.

Vorstandssitzung vom 29.12.2009

Thomas Jakobi

Zur vierten ordentlichen Vorstandssitzung der aktuellen Legislaturperiode lag immernoch kein Auszug vom Vereinsregister vor. Langsam an uns zweifelnd beschlossen wir, diesbezüglich demnächst nachzuhaken.

Es wurde vereinbart, einen Übergabevorbesprechungstermin mit dem Vermieter des alten Vereinsheims in der ersten KW 2010 zu vereinbaren, bei dem sowhol Fabian Lenker als auch Veit Wallhofen anwesend sein werden.

Der fax2mail-Service, der eingehende Faxe für unsere Mitglieder in Emails umwandelt, musste noch umgezogen werden, ebenso wie der etwas betagte Mitgliederverwaltungsserver. Letzterer sollte virtualisiert werden, wohingegen Ersterer sich durch die Notwendigkeit einer ISDN-Karte dieses Ansatzes entzog. Es wurde versucht, eine Lösung unter Einsatz einer guten alten bintec (jetzt funkwerk) mit LAN-CAPI zu implementieren, was jedoch an fehlender Linux-Unterstützung des LAN-CAPI-Protokolls scheiterte. So wurde der fax2mail-Server vorerst komplett in Hardware umgezogen.

Abschliessend haben wir die Planung der Verkabelung der Zwischenwand im neuen Vereinsheim besprochen, welche 2 Doppel-Netzwerkdosen sowie 3 SchuKo-Steckdosen pro Arbeitsplatz vorsieht. Weiterhin soll pro Arbeitsplatz ein Leerrohr für künftige Erweiterungen installiert werden.

Vorstandssitzung vom 15.12.2009

Thomas Jakobi

Der Vereinsregisterauszug liess immernoch auf sich warten - nichtsdestotrotz haben wir an diesem Termin das Thema "Versicherungen" behandelt; Die für das alte Vereinsheim abgeschlossenen Versicherungen sind an selbiges gebunden und wurden gekündigt. Eine kompetente und vertrauenswürdige Versicherungsmaklerin, die ein Vorstandsmitglied privat kennt und keine eigenen finanziellen Interessen mitbringt, wurde beauftragt, unverbindlich Angebote fuer das neue Vereinsheim einzuholen. Die Anmietung des neuen Vereinsheims hat wie geplant geklappt - ein Grossteil der Sitzung betraf bereits die Einrichtung. Das Büro sollte schlussendlich auch als Rückzugsraum fuer Aktive nutzbar sein, sobald
wirklich
absperrbare Schränke fuer die Aktenordner zur Verfügung stehen. Auch die Entscheidung, ob und in falls ja in welcher Form eine Zwischenwand eingezogen werden soll, wurde heiss diskutiert. Die ungünstige Position eines Heizkörpers lässt keine vollstaendige Trennung zu, so wurde ein Lösung mit einer halben Wand und einem schweren Vorhang gewählt. Diese bewährt sich bereits jetzt - noch ohne Vorhang - in punkto Schallisolation.

Vorstandssitzung vom 1.12.2009

Thomas Jakobi

Das bestimmende Thema auf der 2. ordentlichen Vorstandssitzung in der aktuellen Konstellation waren die Finanzen des Vereins - dass wir hier nicht öffentlich im Detail darauf eingehen können dürfte verständlich sein. Mitglieder verweise ich auf die Mitgliederversammlungen, fuer diese wird stets ein ausführlicher Bericht angefertigt und präsentiert, sowie jegliche Fragen beantwortet. Neben den finanziellen Fragen wurde auch eine art "archäologische Ausgrabung" zum Mietvertrag vereinbart - das eigentliche Dokument war natürlich greifbar, doch mussten alle Änderungen, die nachträglich geschlossen und von unterschiedlichen Verantwortlichen nach jeweils "ihrem System" abgelegt worden waren, rekonstruiert werden. Das Problem daran ist offensichtlich: woher soll man wissen, ob man nicht etwas übersehen hat? Doch eine gute Zahl gefundener Dokumente sowie Rücksprache mit einigen "alten Hasen" im Verein stimmte uns zuversichtlich, nichts übersehen zu haben, was in der Tat der Fall war. Bereits jetzt kam auch die Planung des Einzugs der Mitgliedsbeiträge auf den Tisch, um lange im Voraus bereits daran arbeiten zu können, einen möglichst reibungslosen und fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten. Wir sind allerdings auch nur Menschen - sollte doch ein Betrag von ihrem Konto abgebucht worden sein, obwohl sie fristgerecht gekündigt hatten, bitten wir Sie um Nachsicht - wenn sie den Einzug stornieren entstehen uns Kosten; wenn sie uns aber bescheid geben, überweisen wir den Betrag - soweit gerechtfertigt - umgehend zurück, die zusätzlichen, unnötigen Kosten entfallen. Letzter Punkt auf der Tagesordnung war der weitere Verlauf der Anmietung des Objektes in der Krumenauerstrasse. Das Registergericht brachte uns hier etwas ins schwitzen, der Vereinsregisterauszug, der die Wahl von Herrn Wallhofen und mir bestätigt, liess noch immer auf sich warten - noch eine ganze Zeit, wie wir jetzt wissen. Da jedoch Herr Lenker und Herr Thaller laut Satzung alleine beschlussfähig sind, konnten wir um diese "Vorstandslücke" herumarbeiten.

ausserordentliche Vorstandssitzung vom 27.11.2009

Thomas Jakobi

Ziel der ausserordentlichen Vorstandssitzung vom 27.11.2009 war einzig, über die Anmietung des auf dem vorangegangenen Aktiventreff gewählten Objektes in der Krumenauerstr. 54 ("das kleine/empfohlene Blaue") zu den vereinbarten Konditionen abzustimmen. Zuvor wurde mit dem Vermieter geklärt, dass wir auch ohne einen Tiefgaragenstellplatz anzumieten Zugang zu selbiger für eventuelle Anlieferungen über den Keller erhalten. Der Vorstand hat einstimmig beschlossen, in das Mietverhältnis einzutreten.

Vorstandssitzung vom 24.11.2009

Thomas Jakobi

Die erste Vorstandssitzung in der neuen Konstellation hatte hauptsächlich in Frage kommende Mietobjekte zum Thema. Kandidaten waren:

  • ein Objekt in der nördlichen Ringstrasse, das zwar topmodern, aber für unsere Anlässe vermutlich zu klein dimensioniert war - aufgrund der Modernität und Lage allerdings doch recht teuer.
  • ein Objekt in Mailing, das nur auf ein Jahr befristet zur Verfügung stünde, wurde als Notfalloption offengelassen
  • von einem Objekt im Piusviertel waren wir Aufgrund des schlechten Zustands (Stockflecken, Altbau) nicht überzeugt
  • ein Angebot im Hollis-Center war zwar nicht teuer, aber leider viel zu gross, und wurde daher aussortiert
  • der erste Versuch in der Harderstr. wurde wegen der Abneigung des Vermieters gegen treppensteigende Menschen sofort abgebrochen
  • eine Option am Paradeplatz, die erst ab 1.4. beziehbar wäre, wurde unbetrachtet ausgeschlossen
  • das sog. "grosse Blaue", im gleichen Haus wie das jetzige neue Vereinsheim, wurde als zu gross und schlecht teilbar befunden
  • das "kleine Blaue" (das jetzige neue Vereinsheim) wurde trotz unschönem Fussboden und grosser Fensterfront als heisser Kandidat gehandelt

Diese Kandidaten wurden - bis auf die kategorisch ausgeschlossenen - auf dem Aktiventreff am darauffolgenden Tag zur Wahl gestellt. Der Vorstand empfahl das "kleine Blaue", dieser Vorschlag wurde von den Anwesenden ohne Gegenstimmen angenommen. Weitere Planungen an diesem Tag betrafen den Themenkomplex "Schlungsraum", hier wurde beschlossen, im neuen Vereinsheim aufgrund des geringen Platzes keine "traditionellen" Schlungen abzuhalten, sondern diese eher als Workshops zu dimensionieren. Als Kandidat für typische bingo-Schulungen kam das Existenzgruenderzentrum ins Gespräch. Es wurde beschlossen, vor weiteren Planungen zu den Schulungen zunächst den Umzug voranzutreiben. Anschliessend haben wir uns über die Kommunikation zwischen dem Vorstand, den Mitgliedern und dem Rest der Welt unterhalten, und beschlossen, diesen Blog einzurichten, um die Vorstandsarbeit fuer alle transparenter zu gestalten. Auf dem Aktiventreff sollte ausserdem ein Wiki vorgeschlagen werden, um die Kollaboration zu vereinfachen. Dies existiert nun in Form des
bytewerk
-Wikis. Schliesslich kamen noch Detailplanungen zum Umzug der Server ins Gespräch, welcher wunderbar geklappt hat.